Skill administrasi perkantoran sangat penting dikuasai agar bisa bekerja dengan baik. Persaingan dalam dunia pekerjaan sangat ketat. Bekal akademik saja kadang tidak cukup, karena itu semua karyawan perlu membekali diri dengan skill sesuai kebutuhan.

Jenis skill yang harus dimiliki administrasi perkantoran dapat membantu agar bisa menyelesaikan tugas dengan efisien. Kemampuan tersebut bisa diperoleh secara otodidak atau dengan belajar dari lembaga penyelenggara pendidikan yang relevan.

Mengenal Administrasi Perkantoran

Saat masuk dalam sebuah perusahaan, karyawan akan mendapatkan penjelasan mengenai tugas dan tanggung jawabnya. Bagi yang melamar sebagai staf administrasi, tugas utamanya adalah menyelesaikan pengolahan data, pengarsipan dokumen, dan pengelolaan surat-menyurat.

Staf administrasi kantor mempunyai tugas penting untuk kelancaran operasional. Peran staf administrasi tidak hanya berkaitan dengan pekerjaan rutin saja, tetapi juga menjaga organisasi, dan menyelesaikan masalah administrasi dengan cepat dan tepat.

Skill Administrasi Perkantoran yang Harus Dikuasai

Keterampilan khusus yang berkaitan dengan administrasi bisa mempermudah pekerjaan staf administrasi. Skill tersebut bisa membantu untuk memastikan bahwa semua pekerjaan selesai dengan profesional. Jenis skill administrasi kantor yang perlu dikuasai diantaranya:

• Keterampilan komunikasi

Komunikasi yang baik secara verbal dan tulisan wajib dikuasai staf administrasi. Keterampilan ini dapat membantu dalam menyampaikan informasi ke klien, atasan maupun ke bagian atau divisi lain. Dengan keterampilan ini, staf bisa menjaga hubungan baik secara profesional dan mempererat kerja sama antar divisi.

• Manajemen waktu

Kemampuan dalam menggunakan waktu bisa membantu staf agar  bisa bekerja dengan baik. Dengan kemampuan ini, meski banyak deadline, semua bisa diselesaikan sesuai prioritas. Salah satu cara agar bisa menggunakan waktu dengan baik adalah membuat daftar tugas harian yang harus diselesaikan.

• Mengelola dokumen

Pengelolaan dokumen yang tepat bisa mempermudah dan mempercepat waktu untuk menemukannya saat diperlukan. Tidak jarang, ada divisi yang membutuhkan dokumen untuk berbagai keperluan. Staf administrasi yang profesional akan dapat menyediakan dokumen tersebut saat dibutuhkan.

• Memanfaatkan teknologi

Saat ini banyak teknologi yang mendukung pekerjaan di kantor. Software tersebut tidak hanya bisa membantu mempercepat pekerjaan, tetapi juga memastikan semua terselesaikan dengan minim kesalahan. Karena itu, staf administrasi perlu selalu update dan upgrade skill agar tidak ketinggalan dan bisa memanfaatkan teknologi dengan baik.

• Problem solving

Meski di kantor karyawan sering bekerja dalam tim, kemampuan problem solving atau memecahkan masalah sangat penting. Ada beberapa kondisi di mana karyawan harus dengan cepat mengambil keputusan yang tepat.

• Team work

Team work adalah kemampuan bekerja dalam tim. Di kantor, masing-masing divisi tidak berdiri sendiri, tetapi saling berkaitan. Oleh sebab itu, kemampuan untuk bekerja sama sangat penting. Setelah menguasai kemampuan tersebut, seorang staf administrasi akan bisa memposisikan diri dengan baik dalam tim tersebut.

• Menulis

Pekerjaan administrasi tidak bisa dipisahkan dari pekerjaan menulis, seperti menulis invoice, surat, dan lainnya. Kemampuan menyusun kalimat dengan baik bisa mendukung pekerjaan sehingga komunikasi melalui tulisan dan laporan-laporan bisa diselesaikan dengan baik.

• Beradaptasi

Kemampuan beradaptasi merupakan skill dasar yang harus dikuasai oleh karyawan, termasuk staf administrasi. Dengan kemampuan beradaptasi yang baik, setiap perubahan di kantor tidak akan mengganggu kinerja dan performa alam menyelesaikan tugas.

• Mengelola keuangan

Meski tidak semua, cukup banyak perusahaan yang mengharuskan staf administrasi untuk bisa melakukan pembukuan sederhana. Karena itu, membekali diri dengan keterampilan ini sangat baik.

Mulailah belajar untuk membuat pembukuan dengan mencatat semua pemasukan dan pengeluaran sesuai anggaran kantor. Namun, untuk melakukan hal ini, sebelumnya perlu konsultasi dengan atasan untuk mengetahui batasan tugas dan tanggung jawab dalam bidang keuangan tersebut.

• Multitasking

Banyak tugas yang sering membuat staf harus multitasking. Untuk menguasai keterampilan ini, mulailah dengan hal kecil. Jika sebelumnya tidak pernah menggunakan mesin fotokopi, cobalah cari tahu bagaimana cara mengoperasikannya. Dengan demikian, ketika membutuhkan, Anda tidak perlu menunggu staf lain untuk fotokopi.

Aplikasi Perkantoran Apa Aaja yang Harus Dikuasai Admin?

Perkembangan teknologi sangat membantu staf dalam menyelesaikan pekerjaan. Saat ini banyak aplikasi yang bisa digunakan untuk mengatur jadwal, mengolah data, sampai melakukan pekerjaan berulang secara langsung.

Dari sekian banyak aplikasi, ada tiga jenis utama yang harus dikuasai dan merupakan aplikasi dasar perkantoran, yaitu MS Word, Excel, dan PowerPoint. MS Word sangat mendukung untuk pembuatan surat-menyurat, laporan, proposal dan sejenisnya.

Untuk MS Excel berfungsi mengolah data, melakukan perhitungan secara cepat dan akurat serta membuat tabel dan grafik. MS PowerPoint penting untuk membuat presentasi yang lebih menarik dan personal.

Anda bisa belajar aplikasi perkantoran di LEAP, pusat pendidikan informal yang menyediakan berbagai kelas keterampilan sesuai kebutuhan. Dengan keterampilan tersebut, Anda siap bersaing di dunia kerja dan bekerja secara profesional.

Kesimpulan

Skill administrasi perkantoran yang dikuasai staf bisa mendukung pekerjaan agar selesai tepat waktu dan efisien. Diantara skill tersebut adalah keterampilan berkomunikasi, team work, problem solving, dan multi tasking. Jenis aplikasi perkantoran dasar yang harus dikuasai staf adalah MS Word, MS Excel, dan MS PowerPoint.