Penggunaan Google Docs dalam bekerja atau mengerjakan tugas makin populer di kalangan akademisi atau profesional. Bagi Anda yang sering bekerja berhubungan dengan teks atau dokumen, Anda bisa memanfaatkan kelebihan Google Docs dalam mengerjakan tugas. 

Aplikasi ini memudahkan Anda yang bekerja secara jarak jauh. Anda bisa tetap bekerja dalam tim, mengevaluasi atau mengoreksi secara bersamaan meski berjauhan.

Fungsi Google Docs

Google Docs atau Google Documents adalah aplikasi pengolah kata. Google Docs menjadi pendekatan terbaru dari program Microsoft Word yang sering digunakan dalam mengerjakan dokumen. 

Bedanya, mengetik di Google Docs, Anda tidak perlu menyimpan data dengan perangkat lain seperti flashdisk atau hardisk. Anda memerlukan akun email di Google Mail untuk bisa menggunakannya.

Pada gawai seperti smartphone, tablet atau laptop, aplikasi Google Docs adalah aplikasi bawaan yang terintegrasi dengan layanan Google lainnya seperti Google Drive, Google Meet, Google Mail. 

Keuntungan Word VS Google Docs

Menggunakan Google Docs hampir sama dengan Ms Word atau yang sering disebut Word. Ketika mengerjakan dokumen menggunakan Word, Anda akan disuguhi beberapa fitur yang lebih lengkap dan komplit. Word juga lebih sering digunakan untuk dokumen formal seperti membuat surat, laporan, proposal dan jurnal. 

Keuntungan menggunakan Google Docs, Anda dimudahkan dalam menyimpan data, tanpa perangkat lain. Hanya saja, Anda harus terhubung dengan jaringan internet yang baik, sehingga dokumen mudah diakses.

Kelebihan Google Docs 

Beberapa kelebihan Google Docs yang perlu diketahui agar Anda makin memahami cara kerja Google Docs.

Real Time 

Fitur ini memungkinkan Anda bekerja secara bersamaan dengan rekan kerja. Seperti mengetik atau mengedit teks bisa dilakukan dalam satu waktu sekaligus dengan beberapa orang. Hal ini menguntungkan Anda bagi yang bekerja dalam tim dan dikerjakan jarak jauh atau remote. Kesediaan ini membuat Anda mudah berkoordinasi dan berkolaborasi dengan tim Anda.

Anda ingin memberikan komentar secara langsung pada tulisan tim? Anggota tim yang tergabung di dalam Docs bisa langsung menyelesaikannya dan mengklik tanda ‘Resolved’ yang notifikasinya muncul di Gmail. Jadi, ketika Anda sedang tidak mengakses Google Docs sekalipun bisa tetap mengetahui perkembangan pekerjaan yang sudah direvisi.

Terkoneksi dengan Beberapa Perangkat 

Adanya fitur real time memungkinkan Google Docs dapat terkoneksi atau terhubung dengan beberapa perangkat sekaligus dalam satu waktu. Sebagai contoh, Anda membuka Google Docs di ponsel, pada saat yang bersamaan, partner Anda juga bisa membuka dokumen tersebut di laptop atau tablet.

Ini sangat cocok digunakan oleh Anda yang punya mobilitas tinggi. Misalnya, ketika Anda sedang memeriksa tugas dari tim di tengah antrian, Anda bisa membuka ponsel saja.

Penyimpanan Cloud 

Google Docs bekerja dengan berbasis cloud, yang berarti penyimpanan data menggunakan perangkat lunak dan melalui jaringan internet sehingga, data yang disimpan tidak memerlukan perangkat lain seperti flashdisk atau hard disk.

Penyimpanan cloud memerlukan akun Gmail agar mudah diakses kapan saja. Selain itu, ini akan menghemat kapasitas memori gawai sehingga Anda tidak perlu repot-repot menghapus dokumen lain.

Bisa Mengerjakan Dokumen Secara Offline 

Google Docs mendukung pengerjaan dokumen secara offline. Jika Anda bekerja sebagai freelancer, ini memudahkan Anda mengetik teks di mana saja sekali pun belum tersambung dengan koneksi internet. Hasil pekerjaan Anda tersimpan secara otomatis dan bisa kembali tersinkronisasi ketika Anda online.

Saran Otomatis 

Kelebihan Google Docs yang lain adalah saran otomatis. Ketika Anda sedang mengetik teks, Google Docs bisa memberikan saran kata atau kalimat sesuai konteks yang relevan. Ini bisa mempercepat waktu menulis Anda. Fitur ini juga dapat membantu Anda mengoreksi kesalahan ketik atau typo. 

Memberikan Komentar 

Bekerja dengan tim membutuhkan brief yang tepat untuk meminimalisir kesalahan. Google Docs menyediakan fitur komentar untuk memudahkan Anda memberikan saran pada bagian yang spesifik. 

Izin Akses

Anda dapat memberikan izin dan mengatur siapa saja yang dapat ikut melihat atau mengakses dokumen pekerjaan. Menggunakan kelebihan Google Docs ini memastikan data penting dan rahasia Anda terjaga, dengan mengaktifkan autentikasi dua faktor (2FA) pada akun Google Anda.  

Garis Besar Judul dan Subjudul

Teks dokumen yang panjang dan terdiri dari judul dan Subjudul, mudah dicari dengan bilah navigasi.Bilah navigasi ini muncul pada bagian sebelah kanan. Ini memudahkan Anda mencari dan menemukan bagian tertentu dari sebuah dokumen panjang. Ini bermanfaat bagi lingkungan akademis untuk laporan, makalah, atau jurnal ilmiah. (Baca Juga: Manfaat Belajar Coding)

Kesimpulan 

Menggunakan Google Docs atau Ms Word sama-sama memiliki keuntungan yang memudahkan Anda dalam bekerja.  Word dapat Anda gunakan untuk dokumen resmi dan memanfaatkan tools yang lebih beragam. Namun, sistem kerja remote memanfaatkan kelebihan Google Docs dengan fitur-fiturnya yang canggih untuk menunjang pekerjaan agar lebih fleksibel.