Email Bisnis & Google Workspace. Poin Penting untuk Bisnismu

Pengertian Email 

Email adalah singkatan dari electronic mail. Email merupakan sebuah layanan yang dapat kita gunakan untuk berkirim pesan secara elektronik menggunakan media internet. Berbeda dengan surat yang kita kirim melalui kantor pos. Email tidak memiliki wujud fisik, melainkan dalam bentuk soft file. Jadi tidak dapat kita raba dan rasa. Hanya dapat kita lihat/baca.

Jaman sekarang, hampir semua pengguna internet pasti memiliki alamat email. Pola berkomunikasi surat-menyurat saat ini pun juga sudah banyak yang menggunakan email. Apalagi untuk urusan bisnis, pekerjaan, belanja online di situs marketplace, dan lain sebagainya.  Salah satu data utama yang pasti akan diminta ketika Anda mendaftar akun di situs media sosial seperti Facebook, Instagram, Twitter, dan lain sebagainya, adalah alamat email Anda.

Manfaat Email 

Beberapa manfaat email yang dapat kita rasakan antara lain:

1. Bertukar informasi dengan murah, cepat, dan praktis.
2. Dapat mengirim dokumen berbentuk soft file (contoh: gambar, surat lamaran kerja, proposal bisnis, penawaran kerja sama, dll).
3. Sarana komunikasi dua arah / grup.
4. Media promosi (email marketing).

 

Email Bisnis

Baiklah, kita sudah membahas tentang email, lalu apa yang dimaksud dengan email bisnis? Mengapa kita harus menggunakan email bisnis? Dan kapan kita harus menggunakannya? Nah, bagi Anda yang berniat menjalankan usaha secara online, atau memanfaatkan internet bagi usaha yang tengah Anda jalankan, ada baiknya miliki juga strategi pemasaran dengan memiliki alamat kontak + akun email yang konsisten, yang nantinya dapat Anda gunakan sebagai email untuk bisnis.

Bahkan ketika Ada membuat sebuah website bisnis, Anda juga sebaiknya membuat alamat email bisnis baru yang disesuaikan dengan nama bisnis Anda atau alamat website Anda, supaya match dan customer pun juga akan menganggap bisnis Anda profesional.  Saat pembuatan email bisnis Anda dapat menggunakan email gratis dan email berbayar.

 

Macam Email

Email dapat dikategorikan menjadi 2 macam, yaitu email gratis dan email berbayar.

 

Email Gratis

Kita tahu bahwa di internet ada beberapa penyedia email gratis, yang secara fasilitas dan fitur-fiturnya pun sudah sangat lengkap. Bahkan untuk kebutuhan bisnispun, banyak yang masih menggunakan provider email gratis ini. Ada ratusan layanan email gratis yang tersedia bagi pengguna internet, contoh Gmail (ada juga yang berbayar), yahoo, live, outlook, dan lain sebagainya.

Misal, nama bisnis Anda adalah PT. Pustaka Langit. Jika ingin menggunakan alamat email gratis dengan Gmail, Maka dapat dibuat seperti berikut:

• pustakalangit@gmail.com
• langit@gmail.com

 

Email Berbayar

Bagi Anda yang ingin lebih serius dalam mengelola akun email bisnis Anda, Anda dapat gunakan email berbayar. Email berbayar ini dapat diset menggunakan nama domain perusahaan / bisnis Anda. Misal, nama bisnis Anda adalah PT. Pustaka Langit dan Pustaka Langit ini Anda jadikan sebagai domain Anda. Jika ingin menggunakan alamat email berbayar, nantinya akan seperti contoh sebagai berikut:

• info@pustakalangit.com
• admin@pustakalangit.com
• marketing@pustakalangit.com

 

Baik email gratis maupun email berbayar, semua ada plus minusnya, tergantung bagaimana pemanfaatan kedepannya dan juga tujuannya. Untuk tahapan awal bagi Anda yang masih memulai usaha, dan ingin memisah akun email pribadi dan bisnis, Anda dapat memakai fasilitas email gratis. Jika Anda memilih untuk menggunakan Gmail, perlu anda ketahui bahwa Gmail ini merupakan salah satu aplikasi dari Google Workspace yang memiliki layanan gratis dan layanan berbayar.

Google Workspace

Google Workspace yang sebelumnya dikenal sebagai G Suite adalah perangkat lunak dan produk yang dikembangkan dan dipasarkan oleh Google, berupa layanan produktivitas dan kolaborasi yang didalamnya terdapat berbagai aplikasi yang saling terintegrasi. Pertama kali diluncurkan pada tahun 2006 sebagai Google Apps for Your Domain dan diganti namanya menjadi G Suite pada tahun 2016. Google Workspace terdiri dari Gmail, Kontak, Kalender, Meet, dan Chat untuk komunikasi yakni Currents untuk keterlibatan karyawan, Drive untuk penyimpanan serta rangkaian Google Docs untuk pembuatan konten.

Aplikasi dari Google Workspace

Beberapa aplikasi yang dapat Anda andalkan dari Google Workspace adalah :

• Gmail
  Gmail adalah layanan email berbasis web, diluncurkan dalam rilis beta terbatas pada tanggal 1 April 2004. Dengan lebih dari 1 miliar pengguna konsumen aktif di seluruh dunia yang tercatat pada bulan Februari 2016, Gmail telah menjadi populer karena memberi pengguna ruang penyimpanan dalam jumlah besar, dan memiliki percakapan jenis thread dan kemampuan pencarian yang kuat.
• Google Drive
  Layanan penyimpanan dan sinkronisasi file ini diluncurkan pada 24 April 2012. Anda bisa membuat, berbagi, berkolaborasi, dan menyimpan semua barang/pekerjaan Anda. Dengan Google Drive, pengguna dapat mengunggah semua jenis file ke cloud, membagikannya dengan orang lain selain juga mengaksesnya dari komputer, tablet, atau smartphone mana pun. Disamping pengguna dapat menyinkronkan file antara perangkat mereka dan cloud dengan aplikasi untuk komputer Microsoft Windows dan Apple macOS, serta smartphone dan tablet berbasis Android dan iOS.
• Google Docs, Sheets and Slides
  Google Docs, Google Sheets dan Google Slides masing-masing adalah pengolah kata, spreadsheet, dan program presentasi. Ketiga program tersebut berasal dari akuisisi perusahaan pada tahun 2006, dan saat ini diintegrasikan ke dalam Google Drive sebagai bagian dari rangkaian Google Dokumen. Semuanya berfungsi sebagai perangkat lunak kolaboratif yang memungkinkan pengguna melihat dan mengedit dokumen, spreadsheet, dan presentasi bersama-sama secara waktu nyata melalui browser web atau perangkat seluler. Perubahan disimpan secara otomatis, dengan riwayat revisi melacak perubahan.

• Google Forms
  Google Forms adalah aplikasi survei dalam format formulir menampilkan semua fitur kolaborasi dan berbagi yang terdapat di Dokumen, Spreadsheet, dan Slide. Selain itu, Google Forms juga dapat digunakan untuk membuat kuis, termasuk beberapa fungsi khusus yang digunakan dalam pengaturan pendidikan.

Diatas adalah beberapa bagian aplikasi yang dapat Anda dapatkan jika Anda menggunakan Google Workspace.

 

Fungsi dan Keunggulan dari Google Workspace

Ada banyak alasan kenapa banyak pengguna Google juga memanfaatkan paket Google keseluruhannya dalam komunikasi dan pekerjaan online mereka. Ini dikarenakan Google Workspace mempunyai fungsi dan keunggulan sebagai berikut :

• Gunakan email domain melalui klien Gmail

Dengan Google Workspace, Anda mendapatkan semua fungsi, keandalan, dan keakraban Gmail, tetapi dengan nama domain organisasi/bisnis Anda. Bagi karyawan, ini adalah pengalaman pengguna yang sama seperti yang biasa mereka lakukan dari Gmail konsumen, sehingga mereka dapat dengan mudah beralih antara akun pribadi dan kantor. Untuk perusahaan, ini adalah email kelas perusahaan premium yang dapat mereka kontrol dan amankan, tanpa perlu mengelola server email, dan mereka dapat dengan mudah menambahkan atau menghapus pengguna sesuai skala bisnis. Selain itu, setiap pengguna dapat memiliki hingga 30 akun alias, sehingga orang yang sama dapat menerima email yang sama baik itu email kantor maupun pribadi.

• Simpan dan bagikan file tak terbatas melalui Google Drive

Setiap pengguna memiliki akun Drive tempat mereka dapat menyimpan catatan, draf, dan file lain yang tidak perlu diakses oleh rekan satu timnya. Selain itu, setiap tim dapat memiliki Team Drive tersendiri sebagai tempat pengguna dapat berbagi dokumen atau sumber daya yang perlu diakses oleh anggota tim lain. Tentu saja, mereka dapat berbagi file dan folder satu sama lain menggunakan Drive versi konsumen juga, tetapi pertama-tama mereka harus memberikan akses secara manual dan menetapkan izin untuk setiap pengguna.

• Berkolaborasi secara real time

Dengan pengeditan bersama secara real-time di Google Workspace, tim dapat mengedit Dokumen, Spreadsheet, atau Slide yang sama secara bersamaan, yang menghilangkan kontrol versi saat tim bekerja dari rumah. Perubahan terjadi secara instan, sehingga orang dapat saling membangun ide dan mencapai konsensus lebih cepat dengan komentar dan item tindakan. Jika mereka masih perlu membicarakan banyak hal, anggota tim dapat menjadwalkan rapat melalui Team Calendar, melakukan video call melalui Google Meet tanpa batas waktu atau menggunakan Team Chat. Dengan Google Currents pengguna bahkan dapat membuat jaringan sosial internal Anda sendiri untuk merampingkan komunikasi di seluruh organisasi, berbagi konten yang relevan dengan karyawan Anda, memulai diskusi, dan lain- lain.

Bagaimana? Apakah kamu sudah memiliki email bisnis khusus untuk usahamu? Kalau belum, segera buat ya. Jadi bisnismu akan tampak lebih profesional. Merasa terbantu dengan artikel ini? Jangan lupa share artikel ini  jika informasi ini bermanfaat untuk kamu. Bantu kami jadi lebih baik dengan memberi rating di sini.